概述
所謂樣品管理，主要有三個要求：
1.有樣品目錄，能夠快速檢閱到；
2.有相應注解，能夠詳盡介紹性能及特征；
3.相近產(chǎn)品有比較，可以在同區(qū)域展示，可以讓觀察者一目了然，不至于搞錯。
一、樣品管理的意義
1.為防止發(fā)生質(zhì)量爭議、混淆，提供被批準生產(chǎn)品樣品，使質(zhì)量得以維持，必須進行樣品管理。
2.對于實驗室工作人員來說樣品的代表性、有效性及完整性將直接影響檢測結(jié)果的準確度。因此，必須對樣品的接收、流轉(zhuǎn)、貯存、處置以及樣品的識別等各個環(huán)節(jié)實施有效的質(zhì)量控制。
二、樣品管理步驟及要求
樣品管理共分如下幾步：
第一步：樣品的接收
1、委托樣品接收
a)收樣員查看樣品狀況，包括：包裝、外觀、數(shù)量、型號、規(guī)格、等級等并清點樣品，認真檢查樣品及其配件、資料的完整性，檢查樣品性質(zhì)與狀態(tài)是否適宜于符合要求的檢測，有些樣品還應檢查采用的包裝或容器是否可能造成樣品特性變異，并在《見證取樣送樣委托單》和《樣品核查單》上登記說明。
（特殊樣品）應與客戶商定相關樣品準備要求及試畢樣品處理方式，收樣員應及時將樣品及其資料、流轉(zhuǎn)單傳遞到檢驗科。
b)辦理委托手續(xù)，并遞交委托單給相應負責人。
c)樣品傳遞到檢驗科后，樣品管理員與檢驗員應進行交接驗收，查看樣品狀況是否與流轉(zhuǎn)單填寫內(nèi)容相符，對以封裝方式送達的樣品，應檢查封簽是否完整有效以及運輸過程有無損壞。
2、抽樣樣品管理
①抽樣人隨身帶回或親自押交樣品：
a)抽樣人員到客戶指定地點抽樣或到生產(chǎn)企業(yè)、商業(yè)企業(yè)抽樣前應領委托單或監(jiān)督抽樣單，抽樣后將委托單或監(jiān)督抽樣單第三聯(lián)給被抽檢單位，作為領回樣品憑證，第四聯(lián)給見證單位，帶回第一聯(lián)、第二聯(lián)作為抽檢及信息采集憑證。
b)抽樣人應對樣品在運輸途中的防護負責，保證樣品的完整性。
②被抽檢單位寄運來的樣品由檢驗科領回后，由收樣員及樣品管理員進行驗收登記，驗收時應對照抽樣單檢查樣品及封條的符合性、完整性、有效性以及運輸過程有無損壞。必要時應會同抽樣人員進行驗收。
③檢驗科樣品管理員在接收樣品時應記錄樣品狀態(tài)并登記入帳。
④檢驗科在對接收的樣品是否適合于檢測有任何疑問或?qū)蛻魴z測要求不明確或認為樣品不符合有關規(guī)定要求，有異常情況時（包括：包裝和封簽），檢驗科應與客戶聯(lián)系，取得近一步說明及需要認可后再進行檢測。
第二步：樣品的識別
①樣品識別包括：不同樣品需要區(qū)分識別及樣品不同試驗狀態(tài)的識別；
②樣品區(qū)分識別號可貼在樣品上或貼（寫）在樣品袋（器皿）上。識別號為報告編號，由收樣員統(tǒng)一編排；
③樣品所處的試驗狀態(tài)，統(tǒng)一放置在“檢驗完畢”標識區(qū)；
④樣品在不同的試驗狀態(tài)，或樣品的接收、流轉(zhuǎn)、貯存處置等階段，應根據(jù)樣品的不同特點和不同要求，如，樣品的物理狀態(tài)、樣品的備樣要求（如，分樣與混樣）、復檢樣要求、樣品形狀大小、樣品制備、樣品的包裝狀態(tài)（如，裸狀樣品、器皿盛裝樣品）和其他有特殊要求的樣品，根據(jù)檢測活動的具體情況，做好標識的轉(zhuǎn)移工作，以保持清晰的樣品識別號，保證各檢驗科內(nèi)樣品編號方式的唯一性和必要時可追溯；
⑤各檢驗科應根據(jù)專業(yè)要求對樣品標識轉(zhuǎn)移方式和如何保證樣品識別的唯一性和有效性做出明確規(guī)定；
第三步：樣品流轉(zhuǎn)
①樣品按檢驗工作流程圖流轉(zhuǎn)，在樣品登記委托單上交接簽署時，應核查樣品狀況。
②收樣員接收的所有委托送樣樣品應在樣品或其包裝上貼上“報告序號”標簽、同時附有的樣品流轉(zhuǎn)單上應填寫樣品識別號（報告編號），由樣品管理員在樣品流轉(zhuǎn)單簽字、樣品傳遞到檢驗科時由檢驗人員在樣品流轉(zhuǎn)單上簽收認可。
③抽樣樣品送達后由收樣員及樣品管理員對樣品貼上“報告編號”標簽。
④抽樣樣品、送檢樣品傳遞或送達后均由樣品管理員按樣品登記表的內(nèi)容統(tǒng)一登帳，待檢樣品應分類堆放整齊。
⑤樣品傳遞時，樣品（報告）編號不得改變。
⑥樣品在制備、測試、傳遞過程中應加以防護，應嚴格遵守相關樣品使用說明，避免受到非檢驗性損壞并防止丟失。樣品中遇意外損壞或丟失，應在原始記錄中說明并向負責人報告，必要時應立即與客戶聯(lián)系。
⑦檢驗人員在樣品試驗后，應交樣品管理員入樣品庫保管，包括有分析意義的已失效或損壞的試驗樣品。樣品管理員應把試驗樣品統(tǒng)一放置在有“檢驗完畢”標識的區(qū)域。
第四步：樣品的貯存
①檢驗科應有專門化且適宜的樣品貯存場所，配備樣品間及樣品柜(架)。樣品間由樣品管理員專人負責，限制出入。樣品應分類存放，標識清楚，做到帳物一致。樣品貯存環(huán)境應安全、無腐蝕、清潔干燥且通風良好。
②對要求在特定環(huán)境條件下貯存的樣品，應嚴格控制環(huán)境條件，環(huán)境條件應定期加以記錄。
③樣品管理員負責保管樣品的完好性、完整性。應在文件中按樣品性質(zhì)和其專業(yè)要求的不同對保管條件作出規(guī)定。
第五步：樣品的處置
①試驗樣品留樣期不得少于報告申訴期，留樣期一般不超過60天，特殊樣品根據(jù)要求另行商定；
②試驗樣品處置，根據(jù)與客戶簽訂的有關協(xié)議書要求，分以下幾種處理方式；
a)客戶要求領回樣品（包括客戶委托處理樣品）；
b)客戶不要求領回，但有利用價值的樣品；
c)報廢、報損的樣品；
d)會造成公害，必須監(jiān)護處理的樣品；
e)客戶要求領回的樣品，在留樣期滿后，樣品管理員應通知客戶及時領回。客戶領回樣品時，領樣人員需帶單位價紹信或抽樣單（第三聯(lián)）（未交檢驗費的暫時不退還樣品），由樣品管理員辦理退樣手續(xù)。客戶或供樣單位需提前（在留樣期內(nèi)）領回樣品時，應簽注“對本檢驗報告無異議”之后，方可由樣品管理員辦理退樣手續(xù)；
f)留樣期已過的客戶委托處理樣品，各檢驗科應按與客戶簽訂的委托檢驗協(xié)議書要求處理，處理結(jié)果應以書面形式通知客戶，取得客戶認可；
g)留樣期已過的客戶不要求領回的有利用價值的樣品（包括部分報損樣品），樣品管理員應分類填寫樣品處理申請表，說明處理方式，由科長審核，報主管負責人批準后方可進行處理。必須監(jiān)護處理的樣品，科樣品管理員必須按規(guī)定辦法監(jiān)護處理；
h)客戶暫不領回的已過留樣期的樣品，各檢驗科應分類造冊，移交檢測管理室統(tǒng)一處理；
第六步：室外檢測樣品的管理
對于根據(jù)檢測工作需要在實驗室外檢測的樣品，各檢驗室應有保護樣品完整性的措施，做好樣品的標識，保證試畢樣品在合適的地點存放，根據(jù)本科專業(yè)要求做好實驗室檢測樣品的管理工作。
第七步：樣品的保密與安全
a)本實驗室嚴格按與客戶簽訂的協(xié)議或有關規(guī)定進行樣品的檢測、貯存和處置，嚴格執(zhí)行《保密程序》，對客戶的樣品、附件及有關信息負保密責任。留樣期內(nèi)的樣品不得以任何理由挪作他用。
b)要求擔保的樣品，應根據(jù)客戶的特殊要求作出相應安排，包括樣品接收、流轉(zhuǎn)、貯存、處置及附件資料的管理，采取安全防護措施，保護樣品的完好性和機密性。
三、實驗室樣品管理的記錄
共需要四種表或者更多：
1.《樣品登記表》
2.《樣品核查表》
3.《樣品流轉(zhuǎn)單》
4.《報告發(fā)放登記表》
如果人工管理覺得耗費精力，也可以選擇建立樣品信息管理系統(tǒng)。實驗室管理信息系統(tǒng)包括從樣品收發(fā)、流轉(zhuǎn)、檢測狀況、評價標準、檢驗報告、檢測收費到管理查詢等過程，其軟件能獨立完成整個系統(tǒng)的各個功能。樣品的信息管理系統(tǒng)普遍應用網(wǎng)絡及構(gòu)建相應數(shù)據(jù)庫，可以對送檢樣品進行規(guī)范有效的管理，取得滿意的效果。
樣品的流轉(zhuǎn)程序：樣品→驗收→登記→標識→存貯→檢測→留樣→處置。
（內(nèi)容來源實驗與分析）
